Ami-IA vous propose de mettre en place une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) adaptée à votre entreprise en structurant vos documents :
- métiers ;
- administratifs ;
- légaux ;
- juridiques; ;
- contractuels ;
- etc.
- dans un Système d’Archivage Electronique ou SAE ou dans des Coffres-Forts Numériques ou CFN.
Pour commencer, une solution de GED (ou Gestion électronique des documents) permet d’archiver et de structurer les données. Elle offre ainsi une recherche simplifiée, avec des critères de recherche simples et avancés (les métadonnées) orientés utilisateurs.
La Gestion Electronique de Documents (GED) permet de nombreux cas d’usage, voici quelques exemples :
Gestion des contrats :
la GED peut stocker et gérer les contrats de l’entreprise tels que les contrats de travail, les contrats de vente, les accords de partenariat, etc. De surcroît, la plateforme offre des fonctionnalités pour la gestion des versions, la recherche, la classification et la collaboration sur ces documents. Les contrats peuvent être stockés de manière électronique et les rappels pour les échéances peuvent être automatisés. Cela permet d’améliorer la gestion des contrats et de réduire les risques d’oubli ou de non-respect des échéances.Gestion des factures et des bons de commande :
la GED permet d’entreposer et de gérer les factures et les bons de commande de l’entreprise. Cela permet ainsi de décentraliser ces documents dans une seule plateforme. Elle permet également de faciliter leur recherche et leur partage, et de garantir leur conservation dans le temps.Gestion des ressources humaines :
la GED peut stocker les documents relatifs aux employés tels que les CV, les contrats de travail, les fiches de paie, les demandes de congés, etc. La plateforme offre des fonctionnalités pour la gestion des versions, la recherche, la collaboration, la gestion des processus métiers liés à ces documents et le partage de ces documents entre les différents services de l’entreprise.Gestion des processus métiers :
la GED propose une solution de gestion de processus métiers (BPM) qui peut être utilisée pour automatiser et contrôler les processus métiers de l’entreprise. La plateforme offre des fonctionnalités pour la modélisation des processus, la gestion des tâches, la gestion des workflows et la gestion des notifications.Gestion des projets :
la GED peut conserver les documents relatifs à un projet spécifique tels que les plans, les devis, les contrats, les rapports d’avancement, etc. Cela permet de centraliser tous les documents relatifs à un projet et de faciliter la collaboration entre les différents membres de l’équipe.Workflow documentaire :
la GED peut automatiser les processus de gestion documentaire dans l’entreprise. Par exemple, un document peut être automatiquement dirigé vers la personne concernée pour validation ou signature, ou encore un rappel peut être envoyé à une personne en cas de retard.Archivage électronique :
la GED permet d’archiver des documents électroniques tels que des factures, des contrats, des rapports, des devis, etc. Ainsi, cela permet de stocker ces documents de manière sécurisée et de les retrouver rapidement en cas de besoin.Numérisation de documents papier :
la GED peut être utilisée pour numériser des documents papier et les stocker de manière électronique. Cela permet de réduire la quantité de papier utilisée dans l’entreprise. Elle facilite la recherche et le partage des documents, tout en garantissant leur conservation dans le temps.
La GED permet aussi une protection des fichiers via une maîtrise complète des droits d’accès en lecture, modification, suppression. Elle garantit donc la non-altérabilité des données stockées. De surcroît, un historique d’accès en lecture/écriture permet de respecter les normes RGPD et la réglementation en place.
Par ailleurs, Ami-IA préconise la solution open source Alfresco Community Edition. Cette solution s’interface avec les principaux outils du marché et est donc personnalisable.
Pour accéder à la solution, il faut s’authentifier comme ci-dessous :
Par conséquent, une fois authentifiés, à partir d’un simple navigateur web, nous arrivons sur un tableau de bord. Celui-ci est bien-sûr personnalisable simplement :
Cette solution de GED est accessible à partir d’un simple navigateur web, par les collaborateurs habilités et autorisés.
Donc cette solution est donc accessible de n’importe quel ordinateur sous tout système d’exploitation (windows, mac OS, linux, etc) .
Si vous souhaitez une démonstration , prenez rendez-vous avec Ami-IA
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